AI-beleid voor het MKB: twee A4 die alles regelen
Steeds meer medewerkers gebruiken AI-tools, vaak zonder dat er iets over is afgesproken. Dat gaat meestal goed, tot iemand een klantdossier in een publieke tool plakt. Een AI-beleid voorkomt dat, en het is tegelijk de eenvoudigste manier om aan de plichten uit de AI-verordening te voldoen. Het hoeft geen rapport te zijn. Hieronder staan zeven onderdelen met voorbeeldzinnen; ingevuld past het op twee A4.
Praktische uitleg, geen juridisch advies.
Is een AI-beleid verplicht?
Niet letterlijk. Maar drie dingen zijn wél verplicht: AI-geletterdheid van je medewerkers (sinds februari 2025), transparantie bij chatbots en AI-content (sinds augustus 2026) en de AVG bij persoonsgegevens in AI-tools. Een beleid van twee A4 is de eenvoudigste manier om alle drie aantoonbaar te regelen.
Hoe lang moet het zijn?
Twee A4. Een beleid van twintig pagina's leest niemand en dan bestaat het in de praktijk niet. Alles wat je niet in twee A4 kwijt kunt, hoort in een werkinstructie per team, niet in het beleid.
Wie stelt het op?
De eigenaar of degene die over de tools gaat, in een middag, met de zeven onderdelen hieronder als structuur. Een jurist erbij is pas nodig als je AI inzet bij beslissingen over mensen (werving, krediet, beoordeling); dan zit je in de hoog-risicocategorie en volstaat dit niet.
De zeven onderdelen, met voorbeeldtekst
Neem de voorbeeldzinnen over, vul de namen en tools in, en schrap wat niet op jou van toepassing is.
Waarvoor we AI gebruiken
Eén alinea over het doel. Niet "innovatie", maar wat het concreet oplevert en waar de grens ligt.
Voorbeeldtekst
Wij gebruiken AI om sneller te werken bij teksten, klantvragen en administratie. AI neemt geen beslissingen over klanten of medewerkers; dat doen mensen.
Welke tools mogen
Een lijst met naam. Alles wat er niet op staat, mag niet zonder overleg. Dit is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt en het meeste voorkomt.
Voorbeeldtekst
Toegestaan: [tool A] (zakelijk account), [tool B], de AI-assistent op onze website. Andere tools alleen na akkoord van [naam].
Wat er niet in mag
De AVG-kern in twee zinnen. Persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie horen alleen in tools met een verwerkersovereenkomst.
Voorbeeldtekst
Geen namen, adressen, klantdossiers, contracten of cijfers van klanten in AI-tools zonder verwerkersovereenkomst. Bij twijfel: niet doen en vragen.
Controle en verantwoordelijkheid
Wie AI gebruikt, blijft verantwoordelijk voor het resultaat. Benoem wat altijd gecontroleerd wordt.
Voorbeeldtekst
Wat AI maakt, controleer je zelf voordat het naar een klant gaat. Cijfers, juridische uitspraken en prijzen controleer je altijd tegen de bron.
Eerlijk naar klanten
De transparantieplicht uit de AI-verordening, van toepassing sinds augustus 2026: wie met AI praat, moet dat weten.
Voorbeeldtekst
Onze chatbot presenteert zich als AI-assistent. AI-gegenereerde teksten en beelden presenteren we niet als mensenwerk waar dat misleidend zou zijn.
Wie het weet en hoe
Dit is de AI-geletterdheid uit artikel 4. Geen cursus, wel een afspraak over hoe nieuwe collega's en nieuwe tools erbij komen.
Voorbeeldtekst
Dit beleid bespreken we bij indiensttreding en bij elke nieuwe tool. [Naam] beantwoordt vragen en houdt de toollijst bij. We noteren wanneer we het besproken hebben.
Als er iets misgaat
Een datalek via een AI-tool is een gewoon datalek met een meldplicht van 72 uur. Zeg wie het meldt en waar.
Voorbeeldtekst
Zit er per ongeluk klantinformatie in een tool, of klopt een AI-antwoord aan een klant niet: meld het direct bij [naam]. Die beoordeelt of het een datalek is en handelt de melding af.
Onderdeel zes is de AI-geletterdheid uit artikel 4, onderdeel vijf de transparantieplicht die op de chatbot-pagina verder is uitgewerkt. Het hele overzicht van wat wanneer geldt staat op de AI-verordening voor het MKB. En wil je weten waar AI in jouw bedrijf het eerst zin heeft, lees dan AI-strategie zonder bureau.
Geschreven door Sanne, AI-marketeer bij WebAsk
Veelgestelde vragen over een AI-beleid
Kort en zonder wetstaal.
Een AI-beleid is een kort intern document waarin staat hoe een bedrijf met AI omgaat: waarvoor het gebruikt wordt, welke tools zijn toegestaan, wat er niet in mag, wie controleert, hoe je eerlijk bent naar klanten, hoe medewerkers het leren en wat er gebeurt als er iets misgaat. Voor een MKB-bedrijf past dat op twee A4.
Het document zelf niet. Wel verplicht zijn de plichten die je ermee regelt: AI-geletterdheid van je personeel (artikel 4 AI-verordening, sinds 2 februari 2025), transparantie bij chatbots en AI-gegenereerde content (sinds 2 augustus 2026) en de AVG zodra er persoonsgegevens in AI-tools gaan. Een beleid is de praktische manier om die drie aantoonbaar te maken.
Zeven onderdelen: het doel, de toegestane tools, wat er niet in mag (persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie zonder verwerkersovereenkomst), controle en verantwoordelijkheid, eerlijkheid naar klanten, hoe medewerkers het leren, en de procedure bij incidenten. Per onderdeel volstaan twee tot drie zinnen.
Op deze pagina staat per onderdeel een voorbeeldzin die je letterlijk kunt overnemen en aanpassen. Vul de namen en de toollijst in en je hebt een werkend beleid. Verzamelde templates van derden zijn vaak veel langer dan nodig; hou het bij twee A4.
Bij elke nieuwe tool en bij elke nieuwe collega, en verder één keer per jaar even doorlopen. Belangrijker dan bijwerken is vastleggen wanneer je het besproken hebt: dat is je bewijs voor de AI-geletterdheid.
AI-geletterdheid is de wettelijke plicht om te zorgen dat medewerkers verstandig met AI omgaan. Het AI-beleid is het document waarin je dat regelt, samen met de andere afspraken. Onderdeel zes van het beleid dekt de geletterdheid af.
Benieuwd wat een AI-assistent oplevert voor jouw bedrijf?
Doe de gratis scan en zie waar je tijd bespaart en meer klanten overhoudt.
Doe de gratis AI-scan5 korte vragen · ongeveer een minuut · zonder technische kennis
Eerst weten hoe we met je gegevens omgaan? Lees over veiligheid en de AVG.
Meer leads, minder mailwerk. Vanaf vandaag.
Zet WebAsk in een paar minuten op je website. Je bezoekers krijgen dag en nacht antwoord en jij houdt tijd over voor je werk.